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职场中如何写一份思路清晰没有废话的会议发言
文章来源:未知   更新时间:2017-10-24  浏览次数:
文章摘要:会议发言是一项令很多人恐惧的活动, 尤其对于不善言辞、内向的人而言,更是如此。

会议发言是一项令很多人恐惧的活动, 尤其对于不善言辞、内向的人而言,更是如此。我自己就是一个非常内向的人, 在写专栏的很长一段时间里,我也很少说话:不愿意讲话,不会讲话,不擅长讲话。由此产生的后果是恶性循环: 因为不擅长讲话, 变得更不愿意讲话。 每一次讲话都觉得非常消耗能量。

如何做好开会发言这件事情, 有不少经验和心得与大家分享。

职场中如何写一份思路清晰没有废话的会议发言

10分钟的发言,花至少1小时去准备。

在会议发言之前, 要做好准备工作 。就像一篇3000多字的文章,我単纯用来写的时间可能只需要花2个多小时; 但是前期准备需要6-8小时, 这还不包括日常储备和积累?。这也同写作中:1000字的输出,需要10万字的输入,道理是一样的。段会议发言,某种程度上其实是一场小小的演讲。演讲用时越短,并不意味着准备时间也越短。

TED掌门人克里斯·安德森在《演讲的力量》中讲过一个案例:有一次,伍德罗·威尔逊总统被问及他准备次演讲需要花多长时间,他的回答是这取决于演讲的长度。如果是一个10分钟的演讲,那我需要两周的时间准备;如果是半个小时的演讲,我需要一周的时间准时间准备;如果我能讲多长时间就讲多长时间,那我就不需要做任何准备,马上就可以开始。当然了,总统胜选演讲和一个日常工作会议的重要程度是完全不一样的,但是如果你能带着每一次发言都是一次重要演讲的思维方式去准备每一次会议发言,相信你的发言一定很快能在会议中脱颖而出。

在特劳特的《人生定位》中,特劳特也建议读者说:「如果你什么都不会,不知道学什么,那就去学演讲。不要以为演讲是少数人的专属技能。在职场上,你所有的发言机会,都是一场演讲。演讲大概是与写作一样,在你职场生涯中最重要的一项技能。请原谅我花了不少篇幅和大家介绍会议发言的重要性—正是因为太多人不重视会议发言,所以才让我们的会议冗长、无趣且浪费时间,如果每个人都带着「10分钟的发言,至少花1小时甚至10小时的时间」这样的心态去准备,我们开的每一个会都会极其高效而有价值。

说了这么多准备工作的重要性,那么我们应该怎样去准备一场会议发言?

1、搞清楚自己需要发言多长时间?

10分钟的发言内容,大概是2400字左右重要的发言,你可以提前写逐字稿;不那么重要的发言,可以写下要点,然后现场发挥。但是你要对10分钟能讲多少字的内容,做到心中有数。说来惭愧,如果不是给大家准备职场写作课,很长一段时间内,我自己也不太清楚10分钟能讲多少内容,因为绝大多数情况下,我都是提前写好提纲,再现场发挥。

2、明确会议目的,或者提前了解会议的目标是什么?

参加会议之前,你要明确自己想要什么结果?如果不明确这一点,你的发言仅仅是传递信息,或者更糟糕的是,你只是将自己知道的所有事情抛给听众,而不顾对方是否接受。开会之前,把你希望得到的结果把它写下来,答案越明确,你成功的可能性越大如何检验你的目的是否实现?取决于他人的行为。比如,发言完毕,老板批准了你的项目讲话完毕,大明决定加入你的团队;演示完毕客户下单你的开会可能只是一个小目标,比如项目进度出现问题,你为自己争取到一周的时间;你需要其它部门的人给你帮助,其它部门领导给了配了一个人手花一周的时间来支持你的项目。

3、弄清楚听众是谁,他们专业水平如何?

要了解听众的背景和专业水平,如果是专业技术人员,可以使用专业术语,如果不是,尽量使用大家能理解和听懂的语言。以我的写作课为例,我的写作课可以面向创业公司CEO、企业中高管、职场新人大学生、全职妈妈;也可以面向特定职业人群,比如HR、市场公关、专业服务人员(律师、医生、咨询师)、销售、商务。

做完准备工作,下面是会议发言的核心内容

1、标题要清晰明确,通过一个短语和一个句子将要点传递出去提前思考如何把自己发言中的要点更清晰地传递给听众。这是提炼和总结能力。直接把观点提炼成出来,这样受众都能记得住。有一种写作方法叫金字塔结构,意思是你把最重要的内容写在前面。千万不要藏着掖着把精华放到最后,没有人会有耐心听到最后。

2、开头要把最精彩的內容抛出来。大家如果看综艺节目或者电视访谈就会发现,一个45分钟的节目,会切成3段或者4段,节目开头有几十秒的内容精华,例如:小S坐到马英九大腿上,原因是什么?周杰上《吐槽大会》做了他最经典的大鼻孔表情,林志玲在《奇葩说》录制中途转身离开,主持人对她做了什么?我现在越来越喜欢看综艺节目和腾讯新闻客户端上的社会新闻,每次看都在想片头这么剪才会吸引人一直看,标题这么写,大家才会点进来。只有把最精彩的内容在从一开始抛出来,才能吸引别人听到最后。在新闻界,这样的开头叫做「导语」或者是「引子」。所有记者们都明白:很少有读者会把一条新问从头到尾读完,一开头就要抛出最精彩的内容。

3、把内容做一个概述在开头,把你发言的内容做一个概述,包括发言时长、你的目的以及是否有提问在《高效演讲:斯坦福最受欢迎的沟通课》里,这样的元素被称为「路线图」。想象一下,你正开车行驶在旅途上,为了让你的乘客满意,你需要告诉他们目的地在哪里,你们将走哪条路线,已经到达目的地将需要多长时间。相应地,你在发言中的路线图也应该讲清楚这几件事情1)告诉大家你的发言时长及安排。我将用10分钟时间给大家介绍这个背景,然后我们有10分钟时间进行自由讨论,如果我讲的过程中你们有任何问题,可以随时打断2)你的内容梗概。乔布斯在斯坦福大学的演讲在一开头,他就说:「今天我想给大家讲三个我自己的故事。不讲别的,也不讲大道理,就讲三个故事。」非常朴素,简单,但也让清楚明了。听众一听就知道,今天可以听他讲三个故事3)设定互动规则。在发言的过程中,你是否想让大家提问?还是讲完再提问或者讨论?如果你不提前讲清楚,很有可能会发生集中情况:没人问你问题;你的讲话经常被打断。这是你的发言,你要掌控形势。

4、传递你的感受、情绪

调动自身情绪,传递感受是很重要的。

5、避免信息量过大

一次发言,尽量聚焦一个话题大家发现没有,无论你写一篇文章、一条假期通知、一封邮件还是做一次会议发言,一定要聚焦,这样才能防止你拉拉杂杂扯一大堆,最后听众什么都没接收到,偏离了你的发言目的。在这里,有必要引入「信息传递率」的概念,这是我自己琢磨出来的一个概念。所谓信息传递率是:你讲了10分钟,有8分钟的内容被别人听进去了,那说明你的信息传递率是80%;如果你讲了10分钟,只有1分钟的内容被别人听进去了,那说明你的信息传递率只有10%。在现实生活中,如果你去观察日常生活的话,绝大部分人的「信息传递率」都非常低。



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